#Materiały dla prasy #Wiadomości ze świata
„Administrator” i „Podmiot przetwarzający” w sektorze usług HR – wytyczne World Employment Confederation
03 grudnia 2018
Ze względu na ich charakter, usługi świadczone przez agencje zatrudnienia prawie zawsze wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych oraz z ich przekazywaniem i/lub udostępnianiem podmiotom trzecim, w szczególności klientom. Określenie relacji zachodzącej pomiędzy tymi podmiotami w ramach poszczególnych świadczonych usług, w rozumieniu przepisów unijnego rozporządzenia (RODO), okazuje się być sporym wyzwaniem. Prawidłowe ich określenie staje się kluczowe w kwestii ochrony praw osób, których dane dotyczą, gdyż na administratorze i podmiocie przetwarzającym ciążą określone obowiązki związane z ich ochroną.
W związku z rozbieżności interpretacyjnymi oraz ze względu na jedną z podstawowych zasad RODO jaką jest spójność stosowania przepisów w całej Unii, World Employment Confederation – Europe przygotował dokument zawierający wytyczne w zakresie prawidłowego określenia ról poszczególnych podmiotów w sektorze usług HR, takich jak: praca tymczasowa, direct recruitment, Recruitment Process Outsourcing (RPO), Managed Service Provider (MSP), vendor oraz outplacement/career-management.
Na szczególną uwagę zasługuje kwestia określenia prawidłowych ról agencji pracy tymczasowej i pracodawcy użytkownika w procesie świadczenia usług pracy tymczasowej. Często powielanym błędem jest określanie pracodawcy użytkownika jako podmiotu przetwarzającego dane w imieniu agencji (administratora danych) albo że agencja jest podmiotem przetwarzającym w imieniu pracodawcy użytkownika. W takich sytuacjach zdarza się, że zawierane są pomiędzy podmiotami umowy powierzenia przetwarzania danych, które z reguły są nieprawidłowe, z uwagi na rzeczywiście pełnione role przez te podmioty.
Otrzymując dane pracownika tymczasowego związane ze skierowaniem go do wykonywania pracy u danego pracodawcy użytkownika, ten pracodawca użytkownik staje się niezależnym administratorem udostępnionych mu danych. Te dane osobowe pracodawca użytkownik gromadzi i przetwarza dla własnych celów, posługując się własnymi środkami przetwarzania. Jednocześnie agencja pracy tymczasowej, jako pracodawca, jest administratorem danych osobowych tego samego pracownika tymczasowego. Krótko mówiąc, ze względu na fakt, iż zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik, przetwarzając dane działają we własnym celu i posługują się własnymi środkami przetwarzania, pełnią role dwóch niezależnych administratorów danych.
WEC Guidelines on „Independent Controller” or „Processor” as HR-service provider