Nie ma jednego rodzaju informacji zwrotnej, więc ciężko tu o zero jedynkowe wytyczne, którymi należałby się kierować. Nie mniej jednak istnieją pewne zasady, które mogą pomóc rekruterom.
Zasady udzielania feedbacku
Przede wszystkim informacja zwrotna powinna być kierowana z poziomu JA, w sposób bezpośredni do danej osoby, odnosić się do jej zachowania a nie być oceną człowieka. To duży błąd kiedy zamiast powiedzieć „podczas rozmowy rekrutacyjnej nie wykazał/-a się Pan/ Pani umiejętnością zarządzania zespołem” rekruterzy mówią: „nie umie Pani/Pan zarządzać zespołem”. Ocena powinna być zawsze bardzo konkretna odnosząca się do danych zachowań. Nie może być ona obarczona ładunkiem emocjonalnym, wskazującym na nasze zaangażowanie i jednocześnie poddającym w wątpliwość jej obiektywność.
Przygotowanie do feedbacku
Aby udzielić feedbacku, który będzie spełniał minimalne oczekiwania kandydata musimy posiadać informacje od biznesu. Nie chodzi tylko o argumentacje finalnej decyzji ale o komunikacje w trakcie całego procesu.
Przed procesem oceny kandydatów należy zebrać informacje od klienta odnośnie:
- organizacji procesu rekrutacyjnego po stronie klienta (ile rozmów, jak długich, z kim, gdzie będą się odbywały lub jak będą zorganizowane w przypadku video conference, kto podejmuje ostateczną decyzję, kto zajmuje się logistyką procesu, jak długo będzie trwał proces – kiedy możesz spodziewać się odpowiedzi),
- minimum/ maximum kompetencyjnym – jakie kompetencje są kluczowe na danym stanowisku (i jak są one rozumiane przez klienta) a które są mile widziane,
- na co będą głównie zwracali uwagę podczas rozmów z kandydatem.
Po procesie selekcji kandydatów rekruter musi uzyskać następujące informacje:
- który z kandydatów został wybrany,
- jakie były powody odrzucenia poszczególnych kandydatów,
- czy którykolwiek z kandydatów miałby szansę na współpracę z klientem jeśli mieliby podobne zapotrzebowanie w przyszłości,
- ewentualnie, jakie były powody wstrzymania procesu rekrutacyjnego.
Prawa asertywności a feedback
Każdy rekruter odbył rozmowę z niezadowolonym kandydatem, emocjonalnie reagującym na informację zwrotną, którą właśnie usłyszał. Każdy wie jak trudny jest to moment, zastanawia się wtedy czy odpowiednio zareagował, czy był wystarczająco asertywny. Najważniejsza jest wtedy świadomość własnych granic, swojej odpowiedzialności oraz praw, przysługujących każdej ze stron komunikacji:
- do oceny własnych zachowań, myśli i emocji oraz do brania odpowiedzialności za ich inicjowanie i konsekwencje,
- do nie podawania powodów bądź usprawiedliwień, aby wyjaśnić swoje zachowanie,
- do oceny, czy jesteś odpowiedzialny za znalezienie rozwiązań problemów innych ludzi,
- do zmiany swoich poglądów,
- do popełniania błędów i brania za nie odpowiedzialność,
- do powiedzenia: nie wiem,
- do bycia niezależnym od życzliwości innych,
- do bycia nielogicznym, podejmując decyzje,
- do powiedzenia: nie rozumiem.
PRZYKŁADOWE FORMY NARUSZENIA GRANIC:
-
-
Presja: „Jeśli nie powie mi Pan/ Pani jaki jest budżet, to nie będę brał udziału w procesie”
-
Fakty dokonane: „Skontaktowałem się bezpośrednio z klientem. Chyba nie ma Pani nic przeciwko temu?”
-
Diagnozowanie: „Pana/ Pani pretensje to klasyczny przejaw neurotyzmu”
-
Nadopiekuńczość: „Nie chciałbym się wtrącać, ale moim zdaniem będzie o wiele lepiej, jeśli zrobi Pan/ Pani to tak…”
-
Kontrola: „Wspominała Pani/ Pan, że będzie na urlopie a widziałem Pani/ Pana wpis na LinkedIn”
-
Inwazja komunikacyjna: „Proszę nie kończyć! Dobrze wiem, co ma Pan/ Pani na myśli„
-
Niedyskrecja: „Podczas interview wspomniałem, że wiem od Pani/ Pana, że moje oczekiwania finansowe mieszczą się w ich budżecie”
-
Atak werbalny: „Jest Pan/ Pani zupełnie nieprofesjonalny/ nieprofesjonalna”
-
Przytłaczanie sobą: „Wiem, że się Pan/ Pani się spieszy, jeszcze tylko opowiem Panu/Pani o…”
-
Wyrażanie opinii
W trakcie procesu rekrutacyjnego konsultant na każdym kroku musi odróżniać fakty od oceny i interpretacji. Tylko w ten sposób będzie w stanie rzetelnie określić czy dany kandydat posiada wymagane kwalifikacje. W diagnozie stanu faktycznego musi posłużyć się narzędziami, a nie przeczuciem często uwarunkowanym własnymi przekonaniami. Intuicja oczywiście jest ważna ale w procesie rekrutacyjnym musi być poparta faktami.
Upewnijmy się zatem czy dając feedback kandydatowi jesteśmy w stanie uargumentować naszą opinię faktami.
Przyjmowanie krytyki
To bardzo trudny element zawodu rekrutera. Nawet najbardziej doświadczonym zdarza się wątpić w swoje kompetencje w obliczy usłyszanych słów krytyki. Jeśli jest ona konstruktywna, jest wartościową lekcją. Bywa jednak podyktowana złym samopoczuciem i emocjami. Co warto wtedy zrobić?
- Zaczekać. Nie reagować natychmiast. Zwrócić uwagę na swoje reakcje i wziąć głęboki oddech, który pomoże zachować spokój. Rozluźnić ramiona i dłonie.
- Uważnie wysłuchać tego, co ktoś do ciebie mówi. Upewnić się, czy dobrze go zrozumiałeś.
- Nie odpowiadać natychmiast. Zastanowić się nad tym, czy w tej krytyce jest jakaś racja oraz czy jest ona słuszna lub częściowo słuszna.
- Skoncentrować się na problemie (odejdź od poczucia krzywdy i winy).
- Rozróżniać fakty od opinii.
Drogi rekruterze, jeśli uda Ci się choć w części wykorzystać powyższe sugestie to kandydaci na pewną docenią Twój feedback!
Autor:
Agnieszka Piątkowska, partner Big Fish Poland
Agnieszka Zielińska, dyrektor Polskiego Forum HR