III edycji „Małego kodeksu postępowania RODO dla agencji zatrudnienia” - eksperci Polskiego Forum HR wyznaczają standardy ochrony danych w branży HR i precyzują zasady współdziałania podmiotów m.in. w pracy tymczasowej, doborze kandydatów i cyfrowej rekrutacji.

Ukazała się trzecia edycja podręcznika branżowego „RODO – mały kodeks postępowania dla agencji zatrudnienia” pod redakcją radcy prawnego Liliany Strupp, wiceprezes zarządu Polskiego Forum HR, CIPP/E. Publikacja przygotowana przez interdyscyplinarny zespół ekspercki Polskiego Forum HR odnosi się do najnowszych zmian w prawie, w tym nowej ustawy o rynku pracy, przepisów unijnego Aktu o Sztucznej Inteligencji oraz dynamicznie ewoluujących realiów przetwarzania danych osobowych w agencjach zatrudnienia. Nowe wydanie w sposób szczególny porządkuje zasady legalności przetwarzania danych osobowych, procedury weryfikacji kandydatów oraz granice wykorzystania nowych technologii.

Kluczowym wątkiem najnowszego opracowania jest odejście branży HR od powszechnego, często nadużywanego pobierania zgód od kandydatów na rzecz bardziej adekwatnych przesłanek prawnych, takich jak działania przedumowne czy prawnie uzasadniony interes administratora.

- Zgoda na przetwarzanie danych powinna mieć w rekrutacji wyłącznie charakter posiłkowy. Przesyłając dokumenty aplikacyjne lub zakładając konto na portalu agencji, kandydat dąży do zawarcia umowy, co stanowi właściwą legalną podstawę do oceny jego profilu zawodowego bez konieczności pobierania osobnych klauzul. Stosowanie uzasadnionego interesu agencji pozwala z kolei na prowadzenie obiektywnej analityki rekrutacyjnej czy weryfikację umiejętności kandydatów. Zgoda kandydata pozostaje natomiast odpowiednią podstawą w sytuacjach wymagających pogłębionej weryfikacji lub związanych z większym zakresem ingerencji w jego prywatność, na przykład przy pozyskiwaniu opinii i referencji od poprzednich pracodawców – wskazuje Liliana Strupp.

Odrębne miejsce w Kodeksie zajmuje rosnąca rola nowoczesnych metod weryfikacji kompetencji, w tym różnego rodzaju testów wiedzy, umiejętności oraz predyspozycji osobowościowych. Eksperci wskazują, że narzędzia te są kluczowe dla zapewnienia rzetelności procesów rekrutacyjnych, jednak wymagają precyzyjnego dopasowania podstawy prawnej do zakresu pozyskiwanych informacji. Podczas gdy standardowa weryfikacja kwalifikacji zawodowych opiera się na prawie sprawdzenia danych deklarowanych w CV, stosowanie bardziej zaawansowanych narzędzie (np. testów psychologicznych) wymaga szczególnej ostrożności i pełnej dobrowolności ze strony kandydata, tak aby nie naruszyć jego dóbr osobistych ani nie przetwarzać bezpodstawnie danych szczególnej kategorii.

Zmiany dotyczą również wykorzystania sztucznej inteligencji, do której odnosi się zupełnie nowy rozdział publikacji. Zgodnie z unijnym Aktem o sztucznej inteligencji, algorytmy stosowane w HR, służące m.in. do automatycznej analizy CV, filtrowania aplikacji czy profilowania kandydatów, zostały zakwalifikowane jako systemy wysokiego ryzyka. Na dostawców i agencje nakłada to rygorystyczne obowiązki w zakresie audytowalności, zarządzania ryzykiem oraz zapewnienia stałego nadzoru człowieka.

Specjaliści z zakresu prawa nowych technologii tworzący Kodeks wskazują, że technologia w HR ma wspierać, a nie zastępować czynnik ludzki. Niedopuszczalne są sytuacje, w których system informatyczny autonomicznie podejmuje ostateczną decyzję o odrzuceniu kandydata bez możliwości weryfikacji i interwencji ze strony rekrutera.

Kodeks szczegółowo analizuje specyficzny model pracy tymczasowej i ostatecznie rozstrzyga wątpliwości dotyczące ról, jakie w zakresie ochrony danych pełnią agencja pracy tymczasowej oraz pracodawca użytkownik. Trójstronny charakter zatrudnienia tymczasowego powoduje naturalny i ustawowy podział funkcji pracodawcy. Agencja działa jako formalny pracodawca, który zawiera umowę, nalicza wynagrodzenia, prowadzi dokumentację pracowniczą i realizuje obowiązki publicznoprawne. Z kolei pracodawca użytkownik organizuje pracę na miejscu, sprawuje bezpośrednie kierownictwo, wyznacza czas i miejsce wykonywania zadań oraz dba o BHP. Ta specyfika sprawia, że oba podmioty samodzielnie decydują o własnych celach i środkach przetwarzania danych pracowników tymczasowych. Oznacza to, że agencja i pracodawca użytkownik występują jako odrębni administratorzy danych.

Trzecie wydanie Kodeksu stanowi kompletny przewodnik mający pomóc firmom z sektora HR prowadzić działalność w sposób bezpieczny, przejrzysty i w pełni zgodny z najwyższymi standardami ochrony prywatności.